二、报销注意事项及文件要点摘录
(一)出差都须事先审批(出差审批单可于学校计财处网站上下载、钉钉系统打印)。
1、校领导出差及差旅费报销由分管财务的副校长审批,分管财务副校长的出差及差旅费报销由校长审批。
2、其余出差人员在因公出差前及报销时须按以下程序审批:
正处级或主持工作的副处级行政干部出差,由其分管校领导审批;
二级学院正职或主持工作的副职出差及差旅费报销,先由学院党政负责人交叉审核, 再根据出差任务性质,由相应经费负责人审批;
其他人员出差,先由其所在部门、 学院负责审批,报销由相关经费负责人审批。
3、在专项经费中列支的,由经费负责人审批;经费负责人出差,科研、人才经费的由部门、学院主管领导审批,其他的由主管部门负责审批。科研、人才经费差旅费支出审批具体按照学校相关管理办法执行。
(二)经办人整理好差旅费票据并在票据背面签字,填制《温州医科大学差旅费报销单》,参加会议、培训的需附会议、培训通知等材料。
(三)差旅费开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。
(四)城市间交通费
1、出差人员应当在规定等级内选择乘坐交通工具,未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理;
出差人员有下列情形的, 乘坐城市间交通工具时按以下规定执行:
(1)二级及以上管理岗位人员、 院士公务出差, 确实因工作需要, 随行一人可乘坐同等级交通工具。
(2)55 周岁及以上二级教授使用科研项目经费的科学研究类出差, 可乘坐高铁/动车商务座、 轮船一等舱、 飞机头等舱。
(3)同时在专业技术岗位和管理岗位两类岗位上任职的人员,可以按照“就高” 原则乘坐相应交通工具。
2、乘坐飞机的,须购买公务机票。
3、出差人员原则上乘坐全列软席列车软座,但在晚8时至次日晨7时期间乘坐时间6小时以上的,或连续乘车超过12小时的,经经费审批人批准,可以乘坐软卧,按照软卧车票报销;
4、城市间交通工具不包括出租小汽车;
5、工作人员在中华人民共和国境内(不含港澳台)以乘客身份乘搭飞机、火车、轮船、客车等交通工具的,按照浙财行〔2017〕7 号文件相关规定已由学校统一购买公共交通意外保险,不再另行报销保险费;学生、外籍教师、临时聘用人员、外请专家等未统一购买公共交通意外保险的人员出差,每人次可以购买交通意外保险一份,每份不得超过 30 元。
6、经批准发生的签转或退票费等凭据报销。
(五)住宿费
工作人员公务出差执行分地区、分级别住宿费限额标准(见附件)。
住宿费在批准的出差天数和规定的限额标准之内凭发票据实报销。 工作人员单次出差, 允许在经批准的出差天数和规定的住宿费限额标准之内按实际发生住宿费用的住宿天数统筹使用。
工作人员公务出差当天来回,确需午休的,经经费负责人批准,住宿费在限额标准50%以内凭据报销。
对于使用科研项目经费出差的,55周岁及以上二级教授可按省部级人员、院士住宿费标准执行。
住宿费发票应注明住宿天数(或时间)、 人数(或房间数)、 单价等基本信息, 以便判断住宿费是否符合标准。 如因宾馆客观条件限制无法在发票上体现住宿天数、人数(或房间数)、单价, 出差人应实事求是在发票票面予以注明并签字确认。
(六)伙食补助费
西藏、青海、新疆每人每天120元包干,其余地方每人每天100元包干。
出差人员在途期间,连续乘坐火车超过12小时的,可凭车票每满12小时,加发 50元伙食补助费。
伙食补助费按规定的出差目的地标准报销,在途期间伙食补助费按当天最后到达目的地标准报销。
出差人员应当自行用餐。如由接待单位协助安排用餐的,应由出差人员自行支付伙食费。 如用餐成本无法核算的,可按每人每天不低于早餐 20元、中餐 40元、晚餐 40元交纳。 对于应交未交伙食费而引起的责任, 由出差人员自行承担。
出差人员当天来回的,凭城市间交通费票据报销伙食补助费;无城市间交通票据的,凭出差审批单报销伙食补助费。
(七)公杂费
公杂费是指因公出差期间发生的市内交通费用(含地铁、机场大巴)、打印、复印、传真、寄送、机场服务费、打包、订票费等费用。
每人每天80元补助标准,包干使用。
乘坐单位车辆出差的,相应派车天数(自然日)公杂费减半。
出差人员当天来回的,凭城市间交通费票据报销公杂费;无城市间交通费票据的,凭出差审批单报销公杂费,公杂费减半。
(八)会议、培训期间支付了会务费、资料费等费用或举办单位统一开支费用的,会议、培训期间不享受伙食补助费和公杂费,往返会议、培训地点的差旅费按照规定报销;无城市间交通费的,往返途中的公杂费减半报销。报销时,须提供会议、培训通知。伙食自理的会议、 培训或学习须附相关通知或证明,方可计算并发放伙食补助费。
(九)伙食补助费和公杂费凭住宿费发票报销。仅部分天数有住宿费发票的分段计算补助。出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的, 出差期间不得报销伙食补助费和公杂费, 往返(一般指头尾两天)可按规定报销伙食补助费和公杂费。
对特殊情况难以取得住宿费发票的,出差人在确保真实性的前提下,分以下情况处理:
1、与其他单位开展教学科研合作,对方单位提供住宿的,凭合作方提供的“有效证明”,并由经费负责人审批后按规定标准发放伙食补助费和公杂费。
2、开展野外考察、调研、社会调查、考古挖掘、环境监测、气象观测、地质调查、工地勘察、海洋科学考察等工作以及学生实习,住在帐篷、农户、船舶、厂矿、科研基地、考察站、监测站、农场、林场、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的,由师生提供“住宿情况说明”,并由经费负责人审批后按规定标准发放伙食补助费和公杂费。
3、出差人员在公务出差地有住所时(住在自己家里的),需提交“住宿情况说明”,并由经费负责人审批后可按照规定发放伙食补助费和公杂费。
上述“有效证明”为合作或邀请单位院系、 实验室等组织或机构签章的书面证明。“住宿情况说明”应明确注明相关事由、接待单位或接待人。“有效证明”“住宿情况说明”由经费负责人审批确认;经费负责人出差,使用科研、人才经费的“有效证明”“住宿情况说明” 由部门、学院主管领导审批,其他的由主管部门负责审批。
(十)严格控制参加需缴纳费用的会议、培训。
1、统一安排食宿且费用由主办方承担的,不报销住宿费、伙食补助费。
2、举办方统一安排食宿且费用自理的,会务费、 培训费、资料费等在每天 400 元(除住宿费外)标准内按实报销,超过标准的须经费负责人特批(特批意见须体现在会务费、培训费、资料费等票据上)。住宿费按出差住宿费标准以内按实报销,报销时需提供出差审批单及会议、培训通知。
参加培训 5 天(含)以内的,按本规定执行,超过 5 天的,按《温州医科大学培训、探亲等费用管理规定》(温医大〔2014〕65号)文件执行。
(十一)经批准在温州市洞头区、瓯海西部山区等边远区域(洞头仁济学院滨海校区除外),执行往返需 4小时以上公务,且无法回单位或家里用餐的,伙食费补助费可在每人每餐 40 元标准内凭据报销(1 天不超过两餐,早餐不补;已享受会议、培训等公务活动伙食的,不再享受伙食补助;同时不得再重复领取夜餐费);公杂费按每人每天 30 元标准补助(单位安排车辆出行的,减半报销公杂费),包干使用。岛际往来的船费按实际凭据报销。确需发生住宿的,住宿费按差旅费限额标准凭据报销。
(十二)教师或学生在国内常驻地之外从事调研等活动,5天(含)以内的,按学校差旅费标准执行;超过5天的,在不高于学校差旅费标准的前提下,伙食补助和公杂费标准按经费审批人与活动参与人员的约定执行。报销时必须由经费负责人写明具体发放标准。否则, 仅按学校差旅费标准计发5天的伙食补助和公杂费。
(十三)经批准开展确有实质内容的差旅活动、学习交流、考察调研,均不得委托旅行社等社会中介机构承办(通知注明代订代开的可以报销)。凡旅行社等社会中介机构出具的代订机票、代订住宿等发票一律不予报销。
(十四)确因工作需要邀请学者、专家或有关校外人员来校开会、交流、访问或赴外地参加调研,须明确人员职称或职级,按以下情况对照学校相应标准报销差旅费:
1、受邀请来校开会的,可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费,其住宿费、伙食费、公杂费按会议费规定列支。
2、邀请来校交流、访问的,可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费,在住宿费限额标准范围内凭票报销住宿费,不发放伙食补助费。凭票标准内给予报销路途两天公杂费。
3、邀请赴外地参加调研的,可按差旅费规定报销受邀人员间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。
注:不得派车至火车站、机场接送来访人员。